Lugares y plazos para presentar documentación de la beca

Lugares y plazos para presentar documentación de la beca

Una vez presentada la beca por Internet no es necesario aportar ninguna documentación en la unidad de becas, ni siquiera el justificante de presentación, salvo que estemos en alguno de los supuestos excepcionales que se indican en el propio resguardo.

Tanto para la presentación de esta documentación inicial como para otros trámites posteriores, como puede ocurrir si queremos presentar algún documento voluntariamente para que lo tengan en cuenta, si nos solicitan documentación durante el proceso, o queremos alegar o recurrir, vamos a recordar los lugares y los plazos en los que según la ley del procedimiento administrativo se puede enviar esta documentación.

Nosotros vamos a dirigir el escrito a la unidad que nos está tramitando la beca por lo que podemos presentar la documentación directamente en su registro. Tanto en el justificante de solicitud de beca, como en notificaciones posteriores, nos aparece la dirección de las unidades de trámite de la provincia y en el caso de las universidades nos indica que debemos entregarla en la que nos hemos matriculado o vamos a estudiar (si no las tienes puedes verlas aquí).

Sin embargo, este no es el único método del que disponemos para remitir comunicaciones a los órganos de las Administraciones públicas (la unidad de becas es un órgano administrativo). Vemos a ver a continuación todos los métodos legalmente admitidos:

En todo caso, recuerda:

  • Lleva siempre la dirección de la unidad de becas y ponla en los escritos que presentes.
  • La puede entregar cualquiera, pero pon en el escrito el nombre, apellidos y DNI del solicitante de la beca (si puedes adjuntar copia del escrito que has recibido, mejor).
  • Salvo que la unidad de becas te lo autorice, no se puede enviar la documentación por Internet, email o fax
  • El recibo de presentación: En el momento de la entrega nos darán un recibo para acreditar su presentación. También puede sirve como recibo la llamada “copia anotada”, que es una copia del escrito presentado en la que se sella el lugar de presentación y la fecha.
  • La compulsa de documentos: La compulsa consiste en el cotejo de una copia con su documento original y ver si es exacta. A la copia se le añade un sello que justificará la identidad con el original. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento. Si queremos que nos los cotejen para no entregar originales, debemos aportar el documento original y la copia (excepto en Correos, Correos no compulsa, y salvo que nos requieran exclusivamente el original, que en algún caso también puede ocurrir)

Lugares donde presentar la documentación

1 En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan (es decir, en los registros de las propias unidades de trámite de becas de tu provincia/universidad)

Esta es la mejor opción para entregar documentación por varios motivos:

  • Más seguro: Lo normal es que la documentación entregada en el registro de entrada en el que se encuentra la unidad de trámite, sea remitida directamente a la unidad correspondiente, por lo que reduciremos la posibilidad de que se extravíe.
  • Más rápido: Una vez presentada en el registro, pasará en menos tiempo a la unidad de trámite.
  • Más fiable: En caso de duda, y antes de entregarla, tenemos la posibilidad de consultar en la unidad de becas si la documentación que vamos a presentar es la que nos solicitan o no.

Sin embargo, si no podemos desplazarnos por motivos de distancia, porque nuestros horarios son incompatibles con los suyos o se nos acaban los plazos, tenemos otras opciones legalmente válidas.

2 En los registros de la Administración General del Estado (incluye Ministerios, INSS, AEAT, etc), Comunidades Autónomas (no sólo en la que vives, en cualquiera) o Entidades Locales. Tenéis que hacer una búsqueda en enlaces que os ponemos ya que no en todos los registros se puede entregar la documentación.

3 En las oficinas de Correos

Correos tiene como principal ventaja que podremos entregarla por las tardes e incluso los sábados, horarios en los que las unidades de becas y muchos registros suelen estar cerrados. Es especialmente útil en aquellos casos en los que se nos agotan los plazos, ya que la fecha de entrega de la documentación en Correos será la que se tendrá en cuenta como fecha de presentación.

Es muy importante tener en cuenta que Correos ofrece varios métodos de envío, pero si lo hacemos por correo ordinario o por simple correo certificado no podremos acreditar que hemos hecho el envío, en el primer caso, ni el contenido de lo enviado, en el segundo. Para evitarlo, la única forma equiparable al resto de fórmulas recogidas en la Ley del Procedimiento administrativo es hacerlo por lo que se llama “correo administrativo”: Tendremos que presentar la documentación en sobre abierto, para que en la cabecera de la primera hoja del documento el funcionario de Correos ponga un sello con el nombre de la oficina y la fecha. También podemos llevar copia para que selle la primera hoja y nos la entregue como justificante. Entonces cerrarás el sobre y te entregará el justificante de envío. (En correos nos sellarán la hoja como justificante de la presentación, pero no compulsan documentación)

4 En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero

Si nos encontramos fuera de España estudiando, también podemos utilizar estos registros.

Plazos de presentación

Si tenéis que entregar alguna documentación al principio, vereis que en el justificante de presentación no señala el plazo para hacerlo. Tendréis que poneros en contacto con vuestra unidad de becas para que os indiquen la fecha límite de entrega. Normalmente dan un plazo de 15 días desde que finaliza el plazo de presentación de solicitudes pero no suele haber problemas por pasaros unos días.

Para trámites posteriores, como puede ocurrir cuando nos requieren datos o recibimos una propuesta de concesión/denegación con la que no estamos de acuerdo y queremos alegar, tendremos que estar al plazo que señala la notificación (normalmente 10 o 15 días), teniendo en cuenta que:

  • Si el plazo se indica en “días” y en la notificación no se indica sin son naturales o hábiles, son siempre hábiles y se contarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación (art. 48 de la Ley 30/1992)
  • Si el plazo se indica “en meses” (como ocurre al final de la convocatoria para presentar el recurso de reposición), se computa a partir del día siguiente de la fecha de la notificación o publicación de la resolución definitiva de la convocatoria.
  • Cuando el último día del plazo sea inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

Por último, recuerda que si se te han pasado los plazos pero las becas se encuentran todavía en tramitación (no se ha cerrado la convocatoria ni se ha publicado la resolución definitiva), puedes presentar la documentación ya que prácticamente siempre es admitida.