Cómo rellenar la solicitud y evitar retrasos en su tramitación

Cómo rellenar la solicitud y evitar retrasos en su tramitación

Una vez hechas las primeras pruebas en la sede electrónica, actualizamos este artículo para la nueva convocatoria. Los que hayáis solicitado beca en años anteriores, veréis que no hay ningún cambio relevante al realizar el trámite.

Para solicitar la beca tendremos que cumplimentar un formulario on-line a través de la Sede Electrónica del MEC. Recuerda:

El hacerlo correctamente tiene gran importancia ya que de esta forma evitaremos retrasos en su tramitación y antes la cobraremos. La mayoría de los errores que podemos cometer en ese momento son subsanables, pero provocará que cuando nuestros compañeros empiecen a recibir sus credenciales de becario, nosotros recibamos una notificación en la que nos requieren datos e incluso una primera denegación, lo cual puede retrasar el cobro de la beca en varios meses. Un número importante de retrasos y de primeras denegaciones procede de errores de los propios solicitantes al presentar la beca, por lo que ahora que ya hemos hecho varias pruebas en la Sede Electrónica os comentamos algunos detalles a tener en cuenta.

Recuerda además que no por presentarla antes se tramita antes, hasta que no finalice el plazo de presentación de solicitudes las unidades de trámite no pueden tocarlas y cada una las organiza bajo sus propios criterios, por lo que muchas veces conviene esperar a tener clara toda la documentación para cumplimentar la beca correctamente.

En todo caso, si una vez presentada percibimos que hemos cometido algún error, podemos presentar otra nueva; sólo se tramitará la última presentada.

Un ejemplo real del curso pasado. Dos hermanos solicitan su beca, tienen otro hermano y son familia numerosa. Uno cumplimenta correctamente la beca y la cobra a finales de diciembre. El otro no graba a sus hermanos, la unidad de becas le requiere la “justificación de la unidad familiar”, entrega la documentación y la termina cobrando en marzo (casi tres meses después).

1.- Antes de empezar

Antes de empezar necesitaremos tener a mano una serie de documentos ya que nos pedirá algunos datos que no sabremos de memoria:

  • Copias de los NIF/NIE de los miembros de la unidad familiar (nos pedirá datos como las fechas de caducidad, IDESP, etc.)
  •  Número de cuenta bancaria en el que queramos recibir la beca, de la que el solicitante debe ser titular o cotitular.
  • Si somos familia numerosa o el solicitante o alguno de sus hermanos es discapacitado, necesitaremos copia del documento que reconozca estas circunstancias ya que nos pedirá alguno de sus datos.
  • Si vamos a pedir a la ayuda de residencia, necesitaremos tener a mano el contrato de alquiler (en el que deberá figurar los NIF de arrendador/es y arrendatario/s). Si todavía no sabemos los datos del domicilio deberemos enviar con posterioridad el contrato a la unidad de becas.
  • Si te declaras independiente familiar y económicamente necesitarás los datos de la vivienda y del empleador (su NIF/CIF y las cantidades abonadas)
  • Si habeis tenido ingresos en el extranjero, necesitarás tener mano el importe y la moneda en la que se cobraron.
  • Si alguno de los miembros de la unidad familiar fue autónomo o propietario de alguna empresa en un 50% o más, necesitarás saber el porcentaje de participación en la misma, el NIF/CIF de la sociedad y el importe de los ingresos “brutos” obtenidos en 2015. Ver también el artículo: Casillas de la renta para poner los datos económicos de autónomos y estudiantes independientes en la beca.

2.- Rellenando la beca

Antes de empezar, recuerda que la que vamos a presentar es la “Beca general para alumnos de niveles postobligatorios curso 2016-2017”.

El curso pasado muchos estudiantes se confundieron de convocatoria y presentaron por error otras convocatorias también abiertas en este momento (como la de Necesidades Educativas Especiales o la de Colaboración Universitaria). El error en la convocatoria puede provocar la denegación de la beca.

Vamos a ver los distintos apartados a cumplimentar.

Nos encontraremos con 3 hojas. Recuerda que sólo tienes 5 minutos para rellenar cada hoja, por lo que debes ir guardando (en el botón “guardar” que aparece en la parte inferior de cada una de las hojas) todo lo que vayas haciendo para no perderlo si se desconecta.

guardar

HOJA 1

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A – Datos personales del/de la solicitante

Introduciremos los datos personales del solicitante de beca. Si en el pasado año solicitaste beca el sistema recupera tus datos, es conveniente revisarlos. Recuerda que el solicitante y beneficiario de la beca es el alumno, nunca los padres. Aquí irán los datos del alumno.

Muchos padres rellenan las becas de sus hijos y se ponen como solicitantes. Esto acarreará una denegación por no estar matriculados y no tiene solución. El solicitante es siempre el alumno.

Correo electrónico y teléfono.

Comprueba que la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son correctos, pues en ellos recibirás las comunicaciones relativas a tu solicitud.

Es posible que la unidad de becas se ponga en contacto contigo telefónicamente, por lo que debes asegurarte de ponerlo correctamente. En determinados supuestos, sobre todo si el solicitante es menor de edad, es muy posible que a la unidad de becas le interese hablar con los padres, no con el alumno, por lo que puedes poner su teléfono. En todo caso hay que intentar poner aquellos que vayamos a revisar periódicamente y que sepamos que no vamos a dar de baja en poco tiempo.

¿Constituye una unidad familiar independiente?

Alumno independiente es aquel que no depende económicamente de sus padres, que cuenta con recursos propios suficientes y con la titularidad/arrendamiento de su vivienda habitual. Ya explicamos en su momento en que consistía y las formas de justificar la independencia. Si cumples esos requisitos podrás marcar que SI y posteriormente (apartado D1) te pedirá nuevos datos (vivienda y económicos) que deberás presentar posteriormente en la unidad de becas.

Pero si vives con tus padres o dependes económicamente de ellos, deberás marcar siempre que NO y grabar a los miembros de tu unidad familiar en la hoja 2. Si al finalizar la beca insiste en decirte que eres independiente, revisa los datos: En la hoja 1 debes marcar que no eres una unidad familiar independiente y en la hoja 2 debes grabar los datos de los miembros tu unidad familiar.

Durante el año 2015: ¿ha sido autónomo o propietario de alguna empresa/actividad económica de la que sea titular o partícipe en un porcentaje igual o superior al 50%?

Este apartado se refiere al solicitante (luego lo solicitará para el resto de miembros). Deberás marcar esta opción si durante el año 2015 fuiste autónomo o tuviste el 50% o más de participación en una sociedad (sociedad civil, sociedad limitada, sociedad anónima, etc.). En este caso deberás poner el porcentaje de participación, el NIF/CIF de las sociedades en las que participabas y el importe de los ingresos “brutos” (brutos, no netos) obtenidos durante el año 2015.

Ver también el artículo: Casillas de la renta para poner los datos económicos de autónomos y estudiantes independientes en la beca.

¿Obtuvo durante el año 2015 este miembro de la Unidad familiar rentas en el Extranjero?

Se refiere de nuevo al solicitante  (luego lo solicitará para el resto de miembros). Si has tenido ingresos en el extranjero, necesitarás tener mano el importe y la moneda. Además, como verás en el justificante de presentación, deberás enviar la acreditación de estos ingresos a tu unidad de becas.

B – Domicilio Familiar

Aquí pondremos el domicilio donde vive la unidad familiar. Si además para estudiar nos hemos tenido que desplazar a otra vivienda o vamos a solicitar la ayuda de residencia, tendremos que poner los datos de este domicilio en otro apartado, tal y como veremos posteriormente.

Es importe que el domicilio sea correcto ya que las notificaciones iniciales relacionadas con la beca nos las harán siempre vía on-line, pero otras posteriores, como las resoluciones de los recursos de reposición (o las de los reintegros), nos las pueden hacer por correo postal.

C – Datos Bancarios: cuenta donde desea recibir el importe de la beca

Debes poner un número de cuenta de la que seas titular o cotitular.

Es importante mantener esta cuenta activa durante todo el procedimiento, ya que intentar modificarla nos significará importantes retrasos; si tu unidad de becas ya ha tramitado tu beca tendrás que esperar a que se intente el abono y el banco la rechace. Eso son meses de retraso.

D – Datos sobre la residencia que habitará durante el curso 2016-2017

Si vamos a vivir fuera del domicilio familiar o vamos a solicitar la ayuda de residencia deberemos cumplimentar este apartado. Si estamos de alquiler, deberemos poner todos los datos de la vivienda, la cantidad que pagamos “nosotros” en concepto de renta y fianza, y el nombre, apellidos y NIF del arrendador y de los arrendatarios. Necesitaremos tener el contrato a mano. Si de momento no sabemos estos datos, podemos dejarlo en blanco, marcando la opción correspondiente y entregar el contrato posteriormente en la unidad de becas.

Si lo rellenamos correctamente no es necesario aportar el contrato de arrendamiento, salvo que nos lo soliciten. Cualquier error o incongruencia hará que nos lo requieran, con el consiguiente retraso. Por ejemplo, si la vivienda es compartida por varios estudiantes solicitantes de beca es importante que coincidan los datos que pongáis en vuestras becas.

D.1 – Datos Económicos

Este apartado sólo lo veremos si al principio marcamos que “somos independientes”, ahora nos solicitará unos datos adicionales; los datos de la vivienda (propiedad o alquiler) y los ingresos del año anterior (datos del empleador y cantidad recibida).

Recuerda que la independencia hay que justificarla y que la documentación con estos datos hay que enviarla a la unidad de becas. Ver también el artículo: Casillas de la renta para poner los datos económicos de autónomos y estudiantes independientes en la beca.

HOJA 2

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E – Miembros de la unidad familiar que residen en el mismo domicilio a 31/12/2015

Aquí debes poner a todos los miembros que componían la unidad familiar a 31 de diciembre de 2015 (padres, hermanos menores de 25 años – o mayores discapacitados- y abuelos si se justifica su residencia en el mismo domicilio. Si eres independiente figurarás tú sólo y, en su caso, tu cónyuge/pareja unida por análoga relación y los hijos).

En el caso de divorcio o separación legal de los padres, no se considerará miembro computable aquél de ellos que no conviva con el solicitante de la beca, pero tendrá, no obstante, la consideración de miembro computable y sustentador principal, en su caso, el nuevo cónyuge o persona unida por análoga relación. Si el régimen de custodia de los hijos sea el de custodia compartida, se considerán miembros computables el padre y la madre del solicitante de la beca, sus hijos “comunes” y los ascendientes del padre y de la madre que justifiquen su residencia en el mismo domicilio.

Necesitaremos sus NIF/NIE a mano para cumplimentarlos correctamente. Para grabarlos pulsaremos en “añadir familiar”, introduciremos los datos de cada uno de ellos y luego lo guardaremos con la opción “Guardar Familiar”.

familiaresbeca

Una vez grabados, todos deben figurar todos en la parte inferior y en el justificante de presentación. Si no aparecen, algo has hecho mal. De la misma forma, como decíamos anteriormente, si vives con tus padres y hermanos y al finalizar la beca te insiste en decir que eres independiente revisa los datos de la unidad familiar: No los has grabado.

Cumplimentar mal estos datos puede ocasionar requerimientos de datos como “certificados de empadronamiento”, “certificados de convivencia” o la “justificación de la situación familiar”. Modificar la composición de la unidad familiar con posterioridad es uno de los datos que más desconfianza provoca en las unidades de tramitación. Recordemos que la renta de la unidad familiar, y por tanto la cuantía de la beca, se determina en función de los miembros que la componen. Asegúrate de ponerlos correctamente y ojo con dejarse a algún miembro sin grabar (especialmente hermanos) ya que variará el umbral de renta y puede suponer recibir una beca de inferior cuantía.

Además, si te encuentras con este aviso recuerda que debes remitir copia del NIF/NIE a tu unidad de becas. Si no lo haces posiblemente te lo requerirán, pero significará un nuevo retraso en la tramitación de tu beca.

dni
F –  Situaciones que declara el/la solicitante que deberán justificarse que concurran a 31 de diciembre de 2015

Si somos familia numerosa tendremos unas deducciones a la hora de calcular la renta. Aquí nos solicitará algunos datos como el número de carnet, fecha de vencimiento, número de hermanos, etc. Recuerda que debe estar en vigor a 31 de diciembre de 2015. Si el reconocimiento de la familia numerosa es posterior a esa fecha computará en las becas del próximo curso, pero no en este.

HOJA 3

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G – Datos Académicos 2016/2017

Aquí debes poner los estudios que vas a realizar este año y el centro en el que los cursarás. Si todavía no tienes la plaza confirmada y no has hecho la matrícula, puedes presentar la beca poniendo el centro en el que crees que tendrás plaza, pero ten en cuenta que luego deberás comunicarlo a tu unidad de becas.

No esperes a tener la plaza confirmada o a realizar la matrícula ya que una vez finalizado el plazo de presentación de solicitudes no podrás presentarla. En algunos estudios veremos que nos da la doble opción LOE-LOGSE. No tiene ninguna influencia en la cuantía de la beca pero intenta ponerlos correctamente. Con las universidades hay menos problemas, pero con otros centros no universitarios sí. Hay muchos con denominaciones muy similares e incluso a veces idénticas (uno es un IES y el otro un colegio). Asegúrate de ponerlo correctamente ya que luego la unidad de becas pedirá tu documentación al que hayas puesto y este responderá que ni te conocen …. Nuevo retraso.

Una vez seleccionada la provincia, para localizar los estudios o el centro de estudios, el formulario tiene un buscador; simplemente introduce 3 letras del nombre del centro o estudios y filtrarlas pulsando el “tabulador”.

En el caso de estudios universitarios:

  • En el campo “nombre del centro” hay que poner el nombre de la facultad en la que vayamos a estudiar (no volváis a poner el nombre de la universidad ya que no aparecerán los estudios).
  • Luego nos preguntará si tenemos algún título “universitario” (sólo hay que poner títulos superiores, no otros como BACH, CFGS, CFGM, etc)
  • También nos pregunta si vamos a disfrutar de otras becas durante el 2016/2017. Si dudáis sobre este tema, podéis marcar “otros” y detallar la beca/ayuda/subvención que vais a recibir en el desplegable que os aparecerá a continuación.
  • La distancia en kilómetros se refiere a la que hay entre el domicilio familiar (donde viven los padres y resto de unidad familiar) y el centro de estudios (no desde la residencia o piso en el que nos vayamos a alojar durante el curso).

H – Datos académicos del último curso realizado

Debes poner los datos del último curso que realizaste. Da igual si fue el año pasado o fue otro año anterior. Debe ser el último.

Se refiere a cursos. No deben ponerse las pruebas de acceso ni similares. Si el último curso que hicimos fue 2º de un ciclo formativo de grado medio y ahora vamos a hacer un ciclo formativo de grado superior después de realizar la prueba de acceso, tendremos que poner 2º de CFGM, ya que es el último curso realizado. La unidad de becas ya se encargará de obtener tu nota de acceso.

Si no quedan claros los últimos estudios que has realizado la unidad de trámite te puede pedir que los certifiques … Nuevo retraso.

I –   Declaración a cumplimentar por el solicitante o su padre, madre o tutor legal

Aquí pondremos los datos del solicitante, padre o madre.

J – Observaciones que desea hacer constar el/la solicitante

En este apartado podemos añadir cualquier dato que estimemos conveniente y que creamos que puede influir en la tramitación de la beca. Es importante aclarar aquí todo lo que entendamos relevante.

PRESENTAR: Una vez la tengas cumplimentada, no te olvides de darle a este botón. Si no lo haces se quedará en borrador.

presentar

JUSTIFICANTE: Una vez presentada te dará un justificante de presentación en formato *.pdf. No es necesario imprimirlo, puedes guardar una copia en tu ordenador.

Revisa todos los datos, ya que en el justificante deben estar todos los datos que hemos ido rellenando. Si nos hemos olvidado de algún dato o alguno de ellos está mal, una vez presentada no la podrás corregir; tendrás que presentar una nueva (te recuperará gran parte de los datos). Puedes presentar varias; si presentas varias para los mismos estudios, sólo se tramitará la última que presentes.

3.- Una vez presentada

Una vez presentada la beca no es necesario presentar ningún otro documento ni enviar el justificante.

Sólo deberás presentar documentación adicional si estás en uno de los supuestos excepcionales que en él se indican (si has percibido ingresos en el extranjero, si has solicitado la ayuda de residencia y no cumplimentaste los datos de la vivienda, si has alegado ser una unidad familiar independiente o si tuviste algún problema con los NIF/NIE, deberas presentar copia del mismo).

Recuerda también que algunas unidades de becas (especialmente universitarias) suelen exigir documentación adicional con carácter previo (certificado de familia numerosa, discapacidad, sentencia de divorcio, acreditación de la relación análoga al matrimonio de la pareja, etc.). Es importante que te pongas en contacto con ellos para que te concreten la documentación adicional a presentar y el plazo para hacerlo ya que ni la convocatoria ni el justificante de presentación (así llevamos varios años), lo indica.

La documentación hay que entregarla en la Unidad de Becas o por cualquiera de los métodos admitidos en la ley del procedimiento administrativo (por correo postal, en algún registro administrativo que tenga convenio y se lo pueda remitir, etc.) pero no se puede enviar por Internet, ni por email ni por fax.

Me he equivocado !!!

Si has cometido algún error y todavía está en borrador no hay problema. Entras y la modificas. Si ya la has presentado, puedes entrar y presentar una nueva (si se presentan para los mismos estudios, la que vale es la última presentada y las otras quedarán anuladas). Entra en la Sede Electrónica, busca la beca presentada y verás que encima de la solicitud figura la siguiente opción: “Si ha presentado solicitudes y no está conforme con los datos y desea presentar una nueva solicitud, pinche aquí“. Al pinchar accederemos a una nueva solicitud.